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Le logiciel de gestion Tous Comptes Faits Entreprise intègre une fonctionnalité permettant de relancer les clients n'ayant pas réglé leur facture. Plusieurs niveaux de relance peuvent être créés (chaque modèle de lettre de relance peut être créé et modifié dans Word ou AppleWorks). Lors de la vérification des factures impayées, l'utilisateur pourra demander au logiciel de ne sélectionner que les factures échues non encore réglées, dont la date d'échéance est dépassée depuis X jours, et dont au moins X relances ont déjà été envoyées.
Nous avons vu que le tableau des documents commerciaux permet de repérer rapidement les factures échues mais non encore réglées, ainsi que les factures ayant déjà bénéficié d'une relance ; comment une relance peut-elle être créée dans Tous Comptes Faits Entreprise ?
À partir du tableau des factures, il suffit de sélectionner les factures à relancer. Vous pouvez les sélectionner manuellement en les cliquant dans la liste, ou les sélectionner à partir d'une recherche multicritères (voir la précédente partie de l'article, ndlr).
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Pouvez-vous nous donner un exemple de sélection ?
Par exemple, vous pouvez sélectionner toutes les factures échues (c'est-à-dire non réglées alors que la date d'échéance est passée) non encore relancées. Dans ce cas, vous pourrez envoyer une première lettre de relance.
Ensuite, vous pouvez sélectionner toutes les factures échues non encore réglées, ayant déjà fait l'objet d'une relance, et dont la date d'échéance est passée depuis 30 jours. Pour ce groupe de factures, vous pourrez envoyer une lettre de relance plus ferme et pressante.
Comme vous pouvez le voir, les méthodes de relance de Tous Comptes Faits Entreprise sont très souples et peuvent s'adapter à la politique de chaque entreprise
En pratique, comment l'opération de relance est-elle lancée ?
Une fois que vous avez sélectionné vos factures, il suffit de cliquer sur le menu "Générer les relances" du menu "Édition". Tous Comptes Faits Entreprise demande alors de sélectionner le modèle de relance pour lancer l'impression des lettres de relance.
Il était déjà bien sûr possible d'utiliser des imprimantes-tickets (pour éditer des tickets de caisse, tickets d'entrée, tickets promotionnels, etc.) avec un Mac, mais il fallait soit utiliser des anciennes imprimantes-tickets avec connexion série RS-232 (et adaptateur USB-Série, le port Série n'existant plus sur Mac depuis longtemps...), soit utiliser des imprimantes réseau (plus chères).
Ces imprimantes-tickets devaient en outre être pilotées manuellement (ce qui n'a pas que des inconvénients pour les développeurs de logiciels) par programmation à l'aide de commandes ESC/POS (le langage simple et quasi universel d'Epson).
Le constructeur STAR propose quand même depuis de nombreuses années une petite gamme d'imprimantes-tickets (et chèques) USB compatibles Mac.
Cette gamme est d'ailleurs très bien, mais elle était totalement isolée, les SSII, intégrateurs, et éditeurs de logiciels, ne jurant que par EPSON sur ce marché.
Il faut dire qu'Epson a été précurseur sur le marché des imprimantes point de vente, et que c'est toujours, et de loin, la référence.
Ils ont quand même vendu plus de 5 millions d'imprimantes-tickets, ce qui est énorme pour un marché vertical ! Ils ont aussi inventé plusieurs technologies clés dans cet univers de l'impression-ticket.
Les nouveaux modèles d'imprimante-ticket thermique Epson TM-T88V et Epson TM-T20 sont donc livrés par défaut en connexion USB et avec un driver Mac OS X.
La TM-T88V est le modèle haut de gamme. Extrêmement rapide (300 mm/seconde !), économique en énergie et "écologique" (label "Energy Star" pour la consommation d'électricité, très rare dans ce milieu, et économie automatique de papier).
Il est équipé de la technologie d'impression thermique, la plus appréciée encore dans le milieu du point de vente, par sa rapidité et sa simplicité d'utilisation (pas d'encre).
Mais la nouveauté est que ce modèle peut imprimer en niveaux de gris, c'est très rare en thermique, ce qui permettra d'imprimer par exemple de beaux logos en entête de ticket.
La TM-T20 est un modèle économique, "tout en un". Le bloc d'alimentation y est en effet intégré, ce qui peut paraitre normal, mais qui est en fait très rare, vu la petite taille de ces imprimantes. C'est un avantage plus important qu'il en a l'air, les blocs d'alimentation étant généralement imposants, et vu la place disponible aux caisses des magasins....
Moins rapide, moins bien garantie (quand même 2 ans de garantie, au lieu de 4 pour le TM-T88V), avec moins d'options, la TM-T20 est quand même séduisante pour les petits commerces ayant peu de volumes et un budget serré.
Vous commercialisez un logiciel de caisse sur Windows, Ciel Point de Vente *, pourquoi ne pas le commercialiser également sur Mac ?
D'une part, c'est un marché étroit, et d'autre part, surtout, nous avons intégré un module de caisse à Ciel Gestion Commerciale Mac * (absent de la version Windows).
C'est-à-dire qu'avec Ciel Gestion Commerciale Mac *, vous avez à la fois un logiciel de gestion commerciale très complet et un module d'encaissement pour les ventes faites au comptoir.
C'est par exemple très utile pour les entreprises de négoce, qui pourront gérer à la fois leurs ventes "en gros" (avec une tarification très fine, en fonction par exemple de la quantité vendue ou du client facturé) et leurs ventes au détail.
Pour ces dernières, le module de saisie des tickets de caisse est complet. Il permet de saisir des ventes très rapidement, au clavier, à la douchette code-barres, ou même en cliquant sur des cases d'articles à l'écran.
Il faut dire que dans ce module, l'utilisateur peut définir de nombreuses cases d'accès rapide (à des articles, à des quantités prédéfinies, à des fonctionnalités, etc.) à l'écran, ce qui permet d'aller très vite ; un simple clic sur une case créant par exemple automatiquement la vente d'un article, une remise, une quantité de 10, la suppression d'une ligne du ticket, etc.
Quels sont les matériels de caisse compatible avec Ciel Gestion Commerciale Mac * ?
Malheureusement, depuis qu'il n'y a plus de port série sur Mac, le choix s'est fortement restreint au niveau des imprimantes-tickets, mais le constructeur Star * fournit des imprimantes-tickets USB compatibles Mac, avec des pilotes conçus pour le Mac.
Quant aux douchettes codes-barres, il y a là par contre un nombreux choix compatible Mac.
De plus en plus, les entreprises utilisent internet pour visualiser et suivre leur compte bancaire. Avec Cogilog Compta, ils peuvent aussi importer leur relevé bancaire à partir du site web de leur banque. Dans certains cas (les entreprises qui ont l'habitude de "saisir la banque"), c'est pratique, fait gagner un temps non négligeable, et évite les erreurs de saisie. Dans cette première partie de l'article, nous verrons que plusieurs formats de fichier sont utilisés par les banques, dont le populaire QIF. Cogilog Compta gère le QIF et la plupart des formats ouverts (CSV, Excel, Texte...).
Pour finir la boucle, n'oubliez pas qu'en amont, les écritures comptables peuvent aussi être automatiquement générées dans votre logiciel de gestion. Par exemple, le logiciel de caisse Melkal génére automatiquement un fichier d'écritures au format natif Cogilog. Le commerce est ainsi géré grâce au logiciel de caisse spécialisé, et la compta automatiquement exportée dans Cogilog. A l'autre bout, vous importez aussi votre relevé bancaire directement dans Cogilog Compta ! Tout est géré avec finesse sur Mac !
Depuis l'année dernière, Cogilog Compta dispose d'un module d'importation de fichiers de relevé bancaire. Quasiment toutes les banques maintenant, de la Banque Postale à la Société Générale, proposent un service de consultation de relevé bancaire sur leur site, ainsi que la possibilité de pouvoir télécharger sur son poste le relevé bancaire sous forme de fichier.
C'est ce fichier que l'on pourra ensuite récupérer dans Cogilog Compta afin de générer automatiquement les écritures correspondantes. Chaque banque propose un ou plusieurs formats. Le plus courant est le format QIF (à l'origine conçu pour le logiciel Quicken, très utilisé dans le monde Windows). Chaque fois que vous verrez ce format, il sera à privilégier, car il ne nécessite aucun réglage dans Cogilog Compta.
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D'autres formats sont proposés par les banques, ou standards, de type OFX, ou ouverts, de type CSV, texte, ou Excel. En dehors du format QIF (proposé par une très grande partie des banques françaises, banque postale exceptée), Cogilog Compta permet aussi de travailler avec un format Excel ou ouvert (texte, csv). Dans ces derniers cas, quelques réglages seront à effectuer la première fois, mais ils seront ensuite automatiquement réutilisés les fois suivantes.
Importer le relevé bancaire permet de gagner du temps et d'éviter des erreurs de saisie, mais ce n'est pas toujours utile. C'est notamment peu utile pour les entreprises qui saisissent leur banque au jour le jour et qui ont peu d'écritures, ou les entreprises qui saisissent les règlements (achat et vente) dès leur réception ou dès l'engagement (signature et envoi d'un chèque, etc.).
Pour importer un relevé bancaire dans Cogilog Compta, il faut aller dans le menu "Fichier", puis cliquer sur "Importer". Sélectionnez votre fichier et sélectionnez "Relevé bancaire" dans le menu popup des formats. Un second menu popup vous permet d'indiquer aussi au logiciel l'encodage du fichier à importer (Windows, Mac, Unicode UTF16, Unicode UTF8). C'est surtout nécessaire si des caractères accentués sont présents dans les libellés d'écritures du relevé. Pour éviter ce problème, plusieurs banques n'utilisent que des caractères en majuscules sans accent (ASCII de base). Mais si après une première importation, vous voyez que des caractères accentués sont mal passés, sélectionnez "Fichier Windows" dans le menu des formats. Le problème devrait être corrigé.
Contrairement aux réglages suivants, le format ne sera pas automatiquement conservé pour les fois suivantes, puisqu'à ce stade la fenêtre d'importation peut servir à importer plusieurs types de fichier, pas uniquement les relevés bancaires. Si nécessaire, il faudra donc sélectionner "Format Windows" à chaque importation d'un relevé.
Nous avons vu qu'avec le logiciel de gestion pour Mac EquaProduction, un menu spécifique aux fiches articles était automatiquement affiché lors de l'ouverture ou de la création de ce type de fiche, que contient-il ?
Il contient toutes les informations et les fonctionnalités utiles pour la gestion des articles. Ce menu est aussi disponible via un simple clic droit (ou "ctrl" + clic, ndlr).
Par exemple, un clic droit sur la fiche article me permet d'accéder à l'ensemble des données d'approvisionnement de l'article.
On y retrouvera les unités d'utilisation, de vente, les différents coefficients de conversion entre ces unités, les stocks mini de réappro, la quantité de lancement, le délai d'approvisionnement d'un article, la quantité économique d'un article, etc.
La quantité économique d'un article correspond à la quantité minimum que l'on devra produire pour que cette opération soit rentable.
Par exemple, nous avons des clients qui produisent des abrasifs à partir de mélange de plusieurs éléments. Ces mélanges ne fonctionnent qu'avec une certaine quantité, d'où l'obligation de produire une quantité minimale de disques, sinon une partie du mélange devra être jetée.
Cette quantité est la quantité économique que l'on retrouve dans la fiche article.
Le logiciel de gestion Tous Comptes Faits Entreprise gère la T.V.A. de manière claire et précise. Un tableau récapitulatif permet de visualiser, mois par mois, les différents montants de T.V.A. collectés et à reverser. Un justificatif de calcul de T.V.A. peut être imprimé chaque fois que l'on a besoin de remplir sa déclaration de T.V.A.. Ces justificatifs sont ensuite conservés et archivés dans Tous Comptes Faits Entreprise. Enfin, nous verrons qu'en plus des graphiques de trésorerie, des tableaux de données sont aussi proposés sur l'évolution de la trésorerie, mois par mois, et par affaire, catégorie, ou affectation.
Nous avons détaillé toutes les possibilités de visualisation de graphiques d'évolution de la trésorerie, est-il également possible de visualiser l'évolution de la trésorerie sous forme de tableaux de données ?
Oui, des tableaux très précis peuvent être obtenus, avec les recettes et les dépenses, mois par mois, par catégorie, affaire, ou affectation. Des tableaux sur 3, 6, 9, 12, et 24 mois sont disponibles.
Présentation de l'écran de vente from melkal on Vimeo.