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Le suivi des règlements de ses clients est souvent très important dans une entreprise. Quelques retards de paiement peuvent suffire à mettre en danger la trésorerie de l'entreprise. Cogilog Gestion dispose d'une fonctionnalité de relance client souple et bien pensée qui permet de relancer ses clients et de surveiller le résultat de ces relances. Dans cette première partie de l'article, nous allons étudier les paramétrages de cette fonctionnalité de relance.

Le paramétrage des relances clients de Cogilog Gestion est simple et s'effectue dans les fiches de catégorie clients ou même directement dans les fiches clients.

Rappelons tout d'abord que les catégories sont des sortes de familles qui vous aident à classer et à identifier vos clients (par exemple familles "particuliers", "détaillants", etc..). Une des particularités des catégories clients est que vous pouvez enregistrer dans une catégorie toute une série d'informations qui sera automatiquement reprise pour tous les clients nouvellement créés et appartenant à cette catégorie; cela représente donc souvent un gain de temps non négligeable au niveau de la saisie des fiches clients.

Parmi ces informations, on trouve le paramétrage des relances clients qui peut donc s'effectuer au niveau de la catégorie et/ou au niveau-même de la fiche client. Un détail qui peut sembler évident mais qui échappe à beaucoup de néophytes est que des changements de paramétrage effectués dans les catégories de clients n'affecteront uniquement que les clients créés après ces changements, et en aucune façon les clients déjà affectés à ces catégories.

Voyons maintenant en détails le paramétrage des relances clients. Il faut tout d'abord indiquer à Cogilog Gestion si vos clients doivent être relancés lorsque leurs factures arrivent à échéance et qu'elles n'ont toujours pas été réglées. Pour cela, vous trouverez dans chaque fiche de catégorie clients (et bien sûr aussi dans les fiches clients) un cadre nommé "Relances automatiques". Dans ce cadre, Cogilog Gestion vous demande de lui indiquer le nombre de jours qu'il faudra attendre avant d'envoyer une lettre de relance.


Si par exemple vous indiquez "1 jour après échéance", cela signifie que Cogilog Gestion vous proposera d'envoyer une lettre de relance le deuxième jour suivant la date d'échéance; le nombre de jours indiqué étant en fait le nombre de jours minimum à attendre entre la date d'échéance et la date de proposition d'envoi de la lettre de relance.

Il n'est donc pas possible de se voir proposer l'envoi d'une lettre de relance dès le lendemain de la date d'échéance, parce-que si vous indiquez "0 jour après échéance", cela voudra dire en fait que vous ne voulez pas gérer les lettres de relance.

Indiquer zéro ou ne rien mettre dans la case "jour après échéance" indique effectivement à Cogilog Gestion que vous ne voulez pas gérer les lettres de relance. S'il y a donc certaines catégories de clients pour lesquelles vous ne voulez pas gérer les lettres de relance, effacez le nombre de jours indiqué par défaut.

Faites tout de même attention à cette possibilité et soyez bien sûr que vous ne gérerez pas les lettres d'échéances car si vous avez par la suite plusieurs centaines de clients pour lesquels vous aviez indiqué ne pas vouloir gérer les lettres de relance, et que vous changez d'avis, il faudra alors changer l'information dans toutes les fiches clients concernées (et pas seulement dans les catégories), ce qui peut représenter un gros travail, Cogilog Gestion ne disposant pas de fonctionnalité permettant de changer cette information sur toute une série de fiches simultanément.

 

Par contre, Cogilog Gestion dispose d'une fonctionnalité permettant de changer les paramètres de relance de la totalité des clients (mais pas d'une seule sélection ou catégorie). Pour cela, il suffit d'appeler la fenêtre Clients (Menu "Données") et de cliquer sur le bouton "Uniformiser".

Cogilog Gestion affiche alors une fenêtre de paramétrages, choisissez l'option "Uniformiser les paramètres de relance" et saisissez le nombre de jour voulu pour chaque niveau de relance. Cliquez sur le bouton "Uniformiser" et Cogilog Gestion changera automatiquement les paramètres de toutes les fiches clients.

Rappelons que toutes les informations indiquées dans une fiche de catégorie client seront reportées automatiquement (tout en étant modifiables) dans les fiches clients nouvellement créées appartenant à cette catégorie.

Le cadre "Relances automatiques" indiqué dans les fiches de catégories clients est également disponible dans les fiches clients. Quelque-soit sa catégorie client, chaque client peut donc avoir un paramétrage "Relance Client" personnalisé.