BillJobs : Loi Sapin - Gestion documentaire (6)

• Mardi 11/10/2005  • Lu 5978 fois

Note : 3.3/5 (43 notes)


Aujourd'hui, nous commençons à étudier en détails le logiciel de gestion pour agence de com, Billjobs. Notamment nous allons voir avec Régis Cottinet certaines particularités liées à la gestion spécifique des métiers de la communication, comme la gestion de la loi Sapin pour les achats d'espace publicitaire. Nous verrons également que le logiciel Billjobs intègre une gestion documentaire complète qui permet aux membres de l'agence d'intégrer aux dossiers clients des documents, fichiers multimédias, maquettes, etc..


Quelles sont les autres différences entre Billjobs et des logiciels de gestion standards?

Il y a par exemple la gestion de la loi Sapin pour certaines agences de com qui vont vendre de l'achat d'espace. Là ça nécessite de pouvoir construire des factures différentes, l'agence va intervenir dans ce cas en tant que mandataire pour l'annonceur, car on ne doit pas faire de marge sur de l'achat d'espace maintenant, donc on va indiquer sur la facture dans la colonne "Montant", le montant de l'achat d'espace, sans que ça soit pris en compte dans votre total de calcul en bas de votre pièce, sauf pour le net à payer.

Il y a un certain nombre de subtilités qu'il faut que l'on intègre parfaitement pour que ces factures soient cohérentes, que les montants d'achat d'espace ne viennent pas se mettre dans le chiffre d'affaires par exemple.

Dans ces métiers de la communication, on a aussi besoin de faire des analyses principalement sur les clients, les affaires et les activités, et Billjobs est très complet dans ce domaine.

Une des grandes qualités de Billjobs, et je crois que l'on est les seuls à faire ça, même les gros systèmes ne le gère pas de manière aussi souple, est qu'on est capable de visualiser sur un dossier ce qui est prévu sur ce dossier et ce qui a été réalisé effectivement sur ce dossier.

Avec Billjobs, on a donc un contrôle permanent entre nos objectifs et la réalisation. Billjobs indique aussi ses propres commentaires du style "il reste x à facturer", "il reste x à recevoir de la part de nos fournisseurs", "x ont été facturés en trop", etc..

logiciel de gestion billjobs : les devis

Le logiciel de gestion Billjobs gère donc la cohérence des différents dossiers clients?

Oui, un dossier en fait va intégrer un certain nombre d'éléments. On est capable de gérer aussi à l'intérieur d'un dossier non seulement l'aspect financier, donc budgétaire et réalisé, mais en même temps on va être capable de gérer les dates, quand ça doit être fait, si ça a été livré, etc.. on va donc avoir des notions de dates sur l'ensemble du dossier.

On va également avoir, pour un dossier donné, une gestion de l'ensemble des données, hors financier. Par exemple, si on a fait une reco sur Word, on va pouvoir glisser ce document à l'intérieur de Billjobs, et billjobs sera capable de réouvrir ce document. On pourra mettre aussi à l'intérieur du dossier tous les éléments techniques: la maquette qui a été faite, le spot TV qui a été fait, etc..

Tous ces éléments peuvent être glissés sur le dossier dans Billjobs. Comme cela, en réouvrant le dossier d'un client, on a tous les éléments techniques du dossier qui peuvent être consultés.

C'est une véritable gestion documentaire?

Oui tout à fait, on a intégré cette gestion de documents à l'intérieur de Billjobs lorsque l'on s'est rendu compte que les agences de com commençaient à se faire certifier ISO.

C'était une préoccupation assez lointaine pour les agences, mais ça commence à venir. Cette certification a été vécue comme un véritable traumatisme dans les agences, ça a été terrible! parce-que culturellement ce n'est pas évident pour ce milieu, mais les agences s'y préparent de plus en plus, le monde de la communication est de plus en plus sérieux.

Avant, c'était un milieu d'artistes, mais maintenant la rigueur économique fait que l'on doit savoir ce que l'on fait et comment. Les marges sont tellement difficiles à conserver que celles qu'on a, on fait en sorte de pas les perdre. Il y a donc de plus en plus de rigueur dans l'organisation de travail qu'il n'y en avait il y a quelques années.


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