Compt'up et le lettrage

• Mercredi 06/07/2005  • Lu 9306 fois

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Nous continuons notre tour des fonctionnalités de lettrage des logiciels de comptabilité avec le logiciel Compt'up. Le lettrage est la fonctionnalité qui vous permet de vérifier si vos clients ont bien réglé vos factures et que vous-même avez bien réglé les votres ! La fonction de lettrage de Compt'up est particulièrement ergonomique et rapide. Bien sûr les lettrages manuels et automatiques sont gérés, un système intelligent de priorités de lettrage sur les numéros de pièce, chèque, facture et montants a également été mis en place. Compt'up permet un lettrage automatique sur un seul compte, tous les comptes clients, tous les comptes fournisseurs, les autres compte ou tous les comptes (lettrables).



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Le menu "Lettrage" de Compt'up permet de faire les lettrages manuels et automatiques sur un ou plusieurs comptes. Lorsque vous cliquez sur ce menu, la fenêtre de lettrage apparaît avec un premier compte affiché.

Si vous désirez effectuer un lettrage sur un compte en particulier, un premier menu en haut à droite de la fenêtre de Compt'up vous permet de sélectionner tous les comptes, les comptes clients, les comptes fournisseurs ou les autres comptes, et cela dans les comptes déjà entièrement lettrés ou ceux qui restent à lettrer. Ensuite, un deuxième menu vous permet de sélectionner (ou saisir) le compte que vous voulez lettrer à l'intérieur de la première sélecton.

Compt'up : le menu lettrage

Une fois sélectionné, les écritures du compte sont affichées, avec pour chaque ligne le numéro de journal, la date, le libellé, la référence de la Pièce, la référence du Chéque, la référence de la Facture, le code du lettrage, le montant en débit et en crédit.

Compt'up : la fenêtre de lettrage

Pour effectuer un lettrage manuel, rien de plus simple dans Compt'up; il suffit de cliquer sur la ligne d'écriture que l'on veut lettrer (dans n'importe quelle colonne à droite de la barre bleue verticale), Compt'up attribue immédiatement une lettre (minuscule) à la ligne, pas besoin de double-cliquer ou de confirmer. Si maintenant vous cliquez sur une autre ligne d'écriture dont le montant ne s'équilibre pas encore avec la première, la même lettre minuscule est attribuée à cette nouvelle ligne. Vous pouvez en rester là, ces écritures seront alors pré-lettrées, c'est à dire qu'elles garderont leur code de lettrage en minuscule (majuscule signifie un lettrage complet) jusqu'à ce qu'elles soient complètement lettrées.

La liste des comptes à lettrer dans compt'up

Si vous voulez pré-lettrer plusieurs groupes d'écritures à la suite, vous pouvez cliquer sur le bouton "lettre suivante" entre chaque groupe d'écritures, chaque groupe se verra donc attribuer une lettre minuscule différente.

Si vous avez cliqué sur une ligne d'écriture par erreur, il suffit de recliquer dessus pour que la lettre de lettrage en minuscule disparaisse.

écritures lettrées dans compt'up

Si au contraire, les écritures cliquées (deux ou plusieurs) s'équilibrent, leur code de lettrage passe immédiatement en majuscule et Compt'up est immédiatement prêt pour lettrer de nouvelles écritures. Ce qui est important, c'est que tout cela se fait naturellement, sans demande de confirmation, sans nouvelle fenêtre vous demandant quelle lettre vous voulez attribuer, etc... c'est très productif. Les écritures lettrées disparaîtront également automatiquement de l'écran si l'option "voir les non lettrées" (menu en bas de la fenêtre) est sélectionnée.

détail des comptes à lettrer dans compt'up

Mais Compt'up va plus loin grâce à sa fonction de "génération automatique d' O.D. d'équilibre"; un bouton de la fenêtre de lettrage de Compt'up vous permet de régler le montant à partir duquel sera générée l'écriture de régularisation. Si par exemple vous réglez ce montant à 0,15 Euros, les écritures pointées dont le solde ne dépasse pas 0,15 euros pouront être lettrées malgré leur déséquilibre. Cela permet de lettrer par exemple une facture de 500,09 euros avec un règlement de 500 euros.

compt'up

Cette génération d'écriture de régularisation pourra être effectuée sur confirmation. Dans ce cas, Compt'up vous demandera de confirmer la génération de cette écriture, vous n'aurez alors qu'à appuyer sur "Entrée" ou à cliquer le bouton de confirmation.

Mais un autre avantage de Compt'up est de pouvoir indiquer dans les paramétrages que cette régularisation peut se faire automatiquement, sans confirmation. Cela peut bien sûr être dangereux, mais bien utilisée, la fonction devient redoutablement efficace. Si par exemple, vous cliquez sur la facture de 500,09 euros et le règlement de 500, une écriture de régularisation de 0,09 euros sera automatiquement produite et sera lettrée, là aussi automatiquement, avec les deux autres. Pour les comptables et expert-comptables, Compt'up est vraiment très productif.

le bouton

Un bouton "Solder" est également disponible si vous voulez générer manuellement une écriture de régularisation pour un groupe d'écritures pré-lettrées, et ceci afin de les solder. Compt'up vous demande alors quelle "lettre minuscule" vous voulez solder (il n'y a pas ici de limite dans le montant de la régularisation, c'est totalement libre).

Dans la liste des écritures, si vous cliquez à gauche de la "barre bleue", c'est à dire dans les colonnes journal, date ou libellé, vous pouvez sélectionner simultanément plusieurs écritures afin de les pré-lettrer en cliquant sur la case "lettre minuscule".

Vous pouvez également lettrer toutes les écritures d'un compte tout en pré-lettrant les écritures déséquilibrées. Pour cela, cliquez sur les écritures dont le solde correspond au solde du compte, elles sont alors pré-lettrées, cliquez sur "lettrer ce compte", toutes les autres écritures sont alors lettrées.

la liste des priorités de lettrage dans compt'up

Pour délettrer un écriture lettrée, dans Compt'up, il suffit de cliquer dessus et de confirmer en appuyant sur la touche "Entrée". La ou les écritures qui étaient lettrées avec cette ligne deviendront pré-lettrées avec un code de lettrage en minuscule, cela permet de corriger une erreur sans avoir besoin de repointer chaque ligne. Une petit menu en bas à gauche de la fenêtre vous permettra néanmoins, si besoin, de supprimer d'un coup toutes les écriture pré-lettrées ou seulement les écriture pré-lettrées d'un même groupe (même lettre minuscule).

Si l'écriture à délettrer fait partie d'un groupe d'écritures comprenant une écriture de régularisation, celle-ci sera supprimée automatiquement.

l'impression du lettrage dans compt'up

Concernant le lettrage automatique, Compt'up vous permet de lettrer automatiquement un compte (celui affiché), tous les comptes clients, tous les comptes fournisseurs, tous les autres comptes ou bien la totalité des comptes (lettrables).

Dans les paramétrages de chaque compte comptable, Compt'up vous permet d'indiquer si vous voulez que le rapprochement automatique soit fait prioritairement par numéro de pièce, de facture, chèque ou montant. Compt'up lettre en effet en vérifiant tous ces paramètres et commencera par celui indiqué dans les paramétrages.

plan comptable : préférences de lettrage compt'up

Vous pouvez aussi attribuer cette priorité à toute une sélection de comptes en passant par le plan comptable de Compt'up. Vous sélectionnez alors les comptes voulus dans la liste et en cliquant sur le menu "Actions", vous pouvez directement choisir votre priorité de lettrage pour toute la sélection.

Mais dans la fenêtre de lettrage, un menu vous permet aussi de changer cette priorité, la nouvelle priorité sera alors enregistrée directement dans le compte comptable. Il ne vous reste plus qu'à cliquer sur "lettrer ce compte" ou "lettrer les comptes" pour que le lettrage automatique soit effectué. Compt'up ne gère pas les profondeurs de lignes pour le lettrage automatique par montants, il gère uniquement deux lignes dont les montants s'équilibrent. Par sécurité, Compt'up ne génèrera pas non plus d'écriture de régularisation dans un lettrage automatique, il faut pour cela passer par un lettrage manuel.

plan comptable : le lettrage

Deux boutons en bas à droite de la fenêtre de Compt'up vous permettent également de délettrer entièrement un compte, tous les comptes ou les comptes sélectionnés.

Le bouton "imprimante" vous permet bien sûr d'imprimer le compte sélectionné. La fonction est bien faite puisque les écritures imprimées correspondront exactement à ce que vous avez à l'écran; si par exemple vous avez demandé uniquement les écritures non lettrées, seules celles-ci seront imprimées.

lettrage compt'up à partir de la consultation d'un compte

Vous pouvez également accéder au lettrage par le menu "Consultation de comptes" de Compt'up. Lorsque vous consultez un compte, les écritures sont affichées avec les codes de lettrage. Vous pouvez en outre demander à n'afficher que les lignes lettrées ou non lettrées. Dans cette fenêtre de consultation de compte, vous pouvez cliquer sur le bouton "lettrage" pour accéder à la fenêtre de lettrage que nous avons décrite. Vous pouvez alors accéder à toutes les fonctionnalités exceptées les fonctions portant sur les comptes autres que celui sélectionné.

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