Gipco, logiciel de gestion d'évènements : Informations sur l'hôtel - Documents métiers - Rétrocession - Prestation (3)

• Mardi 14/08/2007  • Lu 8200 fois

Note : 2.9/5 (52 notes)

Gipco est un logiciel de gestion d'évènements utilisé par de nombreux types de clients (office de tourisme, palais des congrès, tour opérator, association, fédération, entreprise, etc.). La partie la plus complexe d'une gestion d'évènement est l'organisation hôtelière, certains utilisateurs de Gipco gérant plusieurs milliers de chambres par évènement ! De nombreux paramétrages sont gérés, par hôtel, prestation, évènement, etc., de nombreux imprévus (annulation, report, demande d'une autre chambre, facturation spéciale, etc.) pouvant arriver.

Quelles sont les informations disponibles pour chaque hôtel ?

L'utilisateur peut gérer des documents partagés (fax de confirmation, etc.), des photos et plans d'accès, et surtout les dossiers liés à l'hôtel : inscriptions, annulations, demandes, quotas, disponibilités nuit par nuit.

Pour le plan d'accès, Gipco intègre-t-il automatiquement un web service de type mappy ou mapquest, ou le plan est-il importé manuellement ?

Dans une prochaine version, nous intégrerons une liaison avec un service de type Mappy. Pour l'instant, l'utilisateur peut importer de nombreux types d'images (scans de plans, photos, etc.).

Photo et plan d'accès de l'hôtel dans Gipco

Gipco intègre aussi plus d'une centaine de documents métiers : demandes d'options, rooming lists, etc. Gipco a en fait la capacité de gérer un hôtel, de A à Z.

Il faut savoir que nous avons des clients qui utilisent Gipco pour gérer des évènements avec plusieurs milliers de chambres !

Si on descend encore plus loin dans la complexité de l'évènement, on saura par exemple qui dort dans quelle chambre (des participants peuvent être mis ou non dans la même chambre, peuvent être facturés en totalité ou en partie, peuvent changer d'hôtel en cours de congrès, etc.).

Liste de prestations dans Gipco

Gipco gère aussi les dates de rétrocession, c'est-à-dire que le logiciel gère le fait que si vous gardez la main sur une chambre trop longtemps et que vous ne la louez pas, vous la devez quand même à l'hôtelier. Un évènement peut être très complexe et il y a toujours de nombreux imprévus, mais l'hôtelier a besoin de listings tenus à jour très précisément, ce que fait Gipco.

L'utilisateur a bien sûr aussi accès à de nombreux outils de reporting et peut communiquer facilement des données aux hôteliers.

Gipco : définition de la prestation hôtelière

Comment sont gérées les prestations ?

Une prestation, dans Gipco, correspond à toute action (day-pass registration, press registration, free registration, cancellation press, etc.) que l'on peut organiser dans un congrès. Généralement, on peut trouver 2 à 300 types de prestations différents.

Ensuite, c'est un peu comme dans une gestion commerciale : chaque prestation dispose d'une fiche détaillée avec différents types de paramètres, description du lieu, commentaires, état en temps réel des réservations et inscriptions qui ont été faites pour cette prestation

Les droits d'inscription



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