MacGestion : Blog sur les logiciels de caisse, de gestion, et de compta pour Mac

De plus en plus, les entreprises utilisent internet pour visualiser et suivre leur compte bancaire. Avec Cogilog Compta, ils peuvent aussi importer leur relevé bancaire à partir du site web de leur banque. Dans certains cas (les entreprises qui ont l'habitude de "saisir la banque"), c'est pratique, fait gagner un temps non négligeable, et évite les erreurs de saisie. Dans cette première partie de l'article, nous verrons que plusieurs formats de fichier sont utilisés par les banques, dont le populaire QIF. Cogilog Compta gère le QIF et la plupart des formats ouverts (CSV, Excel, Texte...).

Pour finir la boucle, n'oubliez pas qu'en amont, les écritures comptables peuvent aussi être automatiquement générées dans votre logiciel de gestion. Par exemple, le logiciel de caisse Melkal génére automatiquement un fichier d'écritures au format natif Cogilog. Le commerce est ainsi géré grâce au logiciel de caisse spécialisé, et la compta automatiquement exportée dans Cogilog. A l'autre bout, vous importez aussi votre relevé bancaire directement dans Cogilog Compta ! Tout est géré avec finesse sur Mac !
 

Depuis l'année dernière, Cogilog Compta dispose d'un module d'importation de fichiers de relevé bancaire. Quasiment toutes les banques maintenant, de la Banque Postale à la Société Générale, proposent un service de consultation de relevé bancaire sur leur site, ainsi que la possibilité de pouvoir télécharger sur son poste le relevé bancaire sous forme de fichier.

C'est ce fichier que l'on pourra ensuite récupérer dans Cogilog Compta afin de générer automatiquement les écritures correspondantes. Chaque banque propose un ou plusieurs formats. Le plus courant est le format QIF (à l'origine conçu pour le logiciel Quicken, très utilisé dans le monde Windows). Chaque fois que vous verrez ce format, il sera à privilégier, car il ne nécessite aucun réglage dans Cogilog Compta.

D'autres formats sont proposés par les banques, ou standards, de type OFX, ou ouverts, de type CSV, texte, ou Excel. En dehors du format QIF (proposé par une très grande partie des banques françaises, banque postale exceptée), Cogilog Compta permet aussi de travailler avec un format Excel ou ouvert (texte, csv). Dans ces derniers cas, quelques réglages seront à effectuer la première fois, mais ils seront ensuite automatiquement réutilisés les fois suivantes.

Importer le relevé bancaire permet de gagner du temps et d'éviter des erreurs de saisie, mais ce n'est pas toujours utile. C'est notamment peu utile pour les entreprises qui saisissent leur banque au jour le jour et qui ont peu d'écritures, ou les entreprises qui saisissent les règlements (achat et vente) dès leur réception ou dès l'engagement (signature et envoi d'un chèque, etc.).

Pour importer un relevé bancaire dans Cogilog Compta, il faut aller dans le menu "Fichier", puis cliquer sur "Importer". Sélectionnez votre fichier et sélectionnez "Relevé bancaire" dans le menu popup des formats. Un second menu popup vous permet d'indiquer aussi au logiciel l'encodage du fichier à importer (Windows, Mac, Unicode UTF16, Unicode UTF8). C'est surtout nécessaire si des caractères accentués sont présents dans les libellés d'écritures du relevé. Pour éviter ce problème, plusieurs banques n'utilisent que des caractères en majuscules sans accent (ASCII de base). Mais si après une première importation, vous voyez que des caractères accentués sont mal passés, sélectionnez "Fichier Windows" dans le menu des formats. Le problème devrait être corrigé.

Contrairement aux réglages suivants, le format ne sera pas automatiquement conservé pour les fois suivantes, puisqu'à ce stade la fenêtre d'importation peut servir à importer plusieurs types de fichier, pas uniquement les relevés bancaires. Si nécessaire, il faudra donc sélectionner "Format Windows" à chaque importation d'un relevé.