Cogilog Temps * : Facilité de saisie des temps des collaborateurs - Notion de projet et d'exercice comptable (4)

• Jeudi 17/01/2008  • Lu 4031 fois

Note : 3/5 (71 notes)

La fenêtre de saisie des temps de Cogilog Temps * est entièrement personnalisée pour chaque utilisateur. Ce dernier ne verra donc que ses clients et projets en cours répartis sur la semaine de travail. Il n'aura plus qu'à saisir les temps travaillés dans les cases correspondantes. Nous vous rappelons qu'un logiciel de gestion de temps est très utile dans de nombreux types d'entreprises (cabinet d'expertise-comptable, cabinet de design ou d'architecture, cabinet d'avocats ou de conseils, SSII, sociétés d'infographistes ou de communication, sociétés de services divers, etc.).

Comment se présente Cogilog Temps * au démarrage ?

Tout a été fait pour que le collaborateur puisse saisir rapidement ses temps, de manière naturelle et simple.

Il faut bien savoir que le succès de l'installation d'un logiciel de ce type repose en grande partie sur la facilité et la rapidité de saisie des temps, sinon les collaborateurs ne les saisissent pas bien ou pas tout le temps, ce qui annule tout le bénéfice d'une gestion de temps.

Pour éviter cela, dès le lancement du logiciel, le collaborateur voit s'afficher une fenêtre personnalisée avec uniquement ses clients, activités, et projets en cours répartis sur le planning de la semaine en cours.

Il peut alors immédiatement, sans avoir besoin d'ouvrir aucune autre fenêtre, affecter son temps de travail au groupe client/activité/projet concerné.

Saisie des temps

Par exemple, le collaborateur d'un cabinet d'architecture lance le logiciel. Au lancement, il verra de suite un tableau avec en abscisse ses groupes clients/activité/projet et en ordonnée les jours de la semaine.

Si on est lundi, et qu'il vient de passer deux heures sur l'activité "conception" du projet "Groupe scolaire du centre" pour le client "Mairie", il lui suffira de taper "2" (pour deux heures) à l'intersection de la colonne lundi et de la ligne "Mairie - Conception - Groupe scolaire du centre".

J'insiste sur cette simplicité de saisie, car c'est très important. Encore une fois, le succès de la mise en place d'un logiciel de gestion de temps est très dépendant du sérieux et de la régularité de la saisie des temps, il faut donc que cette dernière soit naturelle et rapide.

C'est pour cela que nous avons conçu cette fenêtre de saisie des temps entièrement personnalisée par collaborateur. Celui-ci pourra y mettre uniquement ses clients actuels (et pas les 2 ou 300 de son fichier !), ses projets en cours, etc. C'est la même logique pour les activités. Si un collaborateur d'un cabinet d'expertise comptable ne traite jamais la paye, il ne mettra pas cette activité dans sa fenêtre de saisie des temps.

Fenêtre personnalisée de saisie de temps d'un collaborateur

À partir de cette fenêtre, est-il possible de visualiser ou de saisir les temps d'une autre semaine ?

Oui, des flèches en haut de la fenêtre vous permettent de vous déplacer dans les semaines précédentes et suivantes.

Il est à noter que le tableau est personnalisable pour chaque semaine. Si par exemple, vous vous déplacez 3 semaines en arrière, vous ne verrez peut-être pas les mêmes clients/activités/projets puisqu'à cette époque vous aviez peut-être travaillé pour des clients ou des projets différents.

La notion de projet est utilisée différemment selon les métiers. Dans des activités d'architecture, de design, de service, ou de graphisme par exemple, cela correspondra réellement souvent à des projets.

Mais dans un cabinet d'expertise-comptable, la notion de projet sera en fait souvent utilisée pour identifier chaque "exercice comptable". Par exemple, en janvier 2008, vous travaillez sur l'exercice comptable 2007 d'un client, vous utiliserez alors le projet "exercice 2007", ce qui permet de bien identifier les coûts par exercice comptable.

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