Tous Comptes Faits Entreprise : Lettre de relance - Personnalisation et historique des relances

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Le logiciel de gestion Tous Comptes Faits Entreprise intègre une fonctionnalité permettant de relancer les clients n'ayant pas réglé leur facture. Plusieurs niveaux de relance peuvent être créés (chaque modèle de lettre de relance peut être créé et modifié dans Word ou AppleWorks). Lors de la vérification des factures impayées, l'utilisateur pourra demander au logiciel de ne sélectionner que les factures échues non encore réglées, dont la date d'échéance est dépassée depuis X jours, et dont au moins X relances ont déjà été envoyées.

Nous avons vu que le tableau des documents commerciaux permet de repérer rapidement les factures échues mais non encore réglées, ainsi que les factures ayant déjà bénéficié d'une relance ; comment une relance peut-elle être créée dans Tous Comptes Faits Entreprise ?

À partir du tableau des factures, il suffit de sélectionner les factures à relancer. Vous pouvez les sélectionner manuellement en les cliquant dans la liste, ou les sélectionner à partir d'une recherche multicritères (voir la précédente partie de l'article, ndlr).

 

Tous Comptes Faits Entreprise : relance client

 



Pouvez-vous nous donner un exemple de sélection ?

Par exemple, vous pouvez sélectionner toutes les factures échues (c'est-à-dire non réglées alors que la date d'échéance est passée) non encore relancées. Dans ce cas, vous pourrez envoyer une première lettre de relance.

Ensuite, vous pouvez sélectionner toutes les factures échues non encore réglées, ayant déjà fait l'objet d'une relance, et dont la date d'échéance est passée depuis 30 jours. Pour ce groupe de factures, vous pourrez envoyer une lettre de relance plus ferme et pressante.

Comme vous pouvez le voir, les méthodes de relance de Tous Comptes Faits Entreprise sont très souples et peuvent s'adapter à la politique de chaque entreprise

En pratique, comment l'opération de relance est-elle lancée ?

Une fois que vous avez sélectionné vos factures, il suffit de cliquer sur le menu "Générer les relances" du menu "Édition". Tous Comptes Faits Entreprise demande alors de sélectionner le modèle de relance pour lancer l'impression des lettres de relance.

 

Tous Comptes Faits Entreprise : modèle de lettre de relance dans Word

 

Plusieurs modèles de lettre de relance sont-ils fournis ?

Nous fournissons un modèle au format Word et un autre au format AppleWorks (un modèle au format Pages est en cours de réalisation). Comme pour tous les autres modèles, nous travaillons directement avec un traitement de texte pour la création ou la modification de modèle, ainsi que pour l'impression.

Si vous voulez créer un modèle de relance plus ferme ou en changeant complètement le texte, il suffit d'ouvrir le modèle de relance livré en standard avec le traitement de texte Microsoft Word (ou AppleWorks donc), de modifier le texte à votre convenance (ainsi que le style, la mise en page, etc.) directement dans Word, puis de le sauvegarder avec un nouveau nom.

Ce modèle pourra ensuite être choisi au moment de lancer des relances dans Tous Comptes Faits Entreprise. Bien sûr, les données (adresse client, total facture, numéro de facture, solde, etc.) seront automatiquement intégrées dans la lettre de relance.

 

Tous Comptes Faits Entreprise : solde et historique de relances

 

Des règlements partiels peuvent-ils enregistrés pour une facture, et la liste de ces règlements peut-elle être insérée dans la lettre de relance ?

On peut effectivement enregistrer autant de règlements partiels que nécessaire, par contre seul le solde sera indiqué sur la lettre de relance, et non pour l'instant le détail des règlements partiels effectués.

Peut-on visualiser l'historique de relances d'une facture ?

Dans l'onglet "Opération et règlement" de chaque facture, vous pouvez visualiser le solde restant à payer, le nombre de relances effectuées, et les dates de chaque relance.

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